1С Управление Нашей Фирмой. Антикризисный инструмент. Устанавливаем порядок, контролируем, анализируем.
Сегодня разберем создание системы, которая поможет в кризисное время не остаться без денег. Зачастую бывает, что компании тратят средства, которые еще не принадлежат им, уходя при этом в минус. И чтобы как-то уменьшить эту «дыру» в бюджете, стараются увеличить продажи или начинают продавать инфопродукты. Однако данная проблема не решается таким образом.
Если Вы не находите ответов на ваши вопросы, то вы можете приобрести курсы по 1С Бухгалтерии и научиться работать в программе на уровне профессионала. Выбрать курс по 1С Бухгалтерии можно по этой ссылке https://edu.arenda8.ru/
Итак, какие этапы нужно совершить для внедрения данной системы?
Первое — это провести ретроспективный анализ движения денежных средств. Это мы разбирали в первой части.
Второе — провести анализ расходов. Возможно некоторые можно будет сократить и обойтись без них.
Третье — классификация расходов. Разделить расходы на постоянные и переменные. Например, поставщикам мы платим процент от поступивших денег, а за аренду мы платим независимо от этого.
Четвертое — выяснить суммы постоянных расходов. Сколько и с какой периодичностью мы платим.
Пятое — для каждой статьи переменных расходов определить процент идущий с каждого поступившего рубля.
Шестое — создать финансовый план.
Седьмое — необходимо проанализировать текущий остаток денежных средств на своих счетах.
Восьмое — взять за правило тратить только из соответствующего кошелька.
Девятое — периодически анализировать поступившие средства и распределять их по счетам. Данную аналитику рекомендуется проводить на еженедельной основе.
Приведем пример данной аналитики в упрощенном варианте. Для начала нам необходимо перенастроить наш отчет. Нужно выключить «статью(иерархию)». Это делается для того, чтобы убрать папки, они будут мешать.
Статьи движения денежных средств скопируем в Excel.
Далее мы копируем информацию о процентах и среднем расходе за месяц.
Теперь нам надо определить, что является переменными расходами, а что постоянными.
Предположим, что оплата поставщикам составляет 30%. Средний расход в данном случае уберем.
В «зарплате» мы убираем процент, так как зарплата состоит из оклада. А это постоянные расходы.
Аренда помещения — это тоже постоянный расход. Процентное значение мы убираем.
Обслуживание 1С — расход постоянный. Процент убираем.
Таким же образом в программе Excel корректируем остальные статьи и значения. При необходимости мы можем убрать какие-то статьи.
Еще необходимо следить за тем, чтобы сумма процентных значений не превышала 100%. Это указано в нижней части таблицы.
Можем завести дополнительные статьи: налоги и резервы.
Таким образом, мы создали модель распределения средств. По ней будет удобно отслеживать расходы.
Теперь нам надо настроить такую модель в системе 1С, чтобы не приходилось постоянно все копировать в Excel. Настроим отчет на основе стандартного отчета передвижения денег.
Представим, что мы будем анализировать отчет с 6 апреля по 12 апреля. Укажем такой временной промежуток в «периоде». И сформируем документ.
У нас появился стандартный отчет. Мы видим поступления и расходы. Давайте его настраивать.
Нажимаем на вопросительный знак.
Уберем в отчете все имеющиеся поля и добавим новые.
Нажимаем на строку «отчет» и выбираем «новая группировка».
В появившемся окне настроек мы ничего не меняем, просто нажимаем «ок».
У нас добавляются «детальные записи».
Далее идем в «дополнительные настройки». В столбике «параметры» кликаем на строку «вариант использования группировки» левой кнопкой мыши и выбираем «дополнительная информация».
Во вкладке «поля» выберем «поступления».
Теперь сформируем отчет и посмотрим, что получилось.
Теперь нам показывается только сумма поступлений.
Приступим к добавлению полей, как у нас было в Excel. Переходим по вопросительному знаку и открываем вкладку «пользовательские поля». Нам необходимо добавить «новое поле выражений».
В заголовке пишем название статьи.
Поле «выражение детальных записей» оставляем без изменений. В поле «выражений итоговых записей» мы пишем формулу: ВЫРАЗИТЬ(ВЫЧИСЛИТЬ(«Сумма(Поступление)»,»ОбщийИтог»)/ 100 * 30, «ЧИСЛО(15,2)» ).
Не ошибитесь при написании формулы. Иначе программа не сможет делать вычисления правильно. Нажимаем «ок».
Переходим снова в «пользовательские поля» и добавляем «оплату поставщикам».
Теперь мы видим, что появилось поле «оплата поставщикам» и сумма.
Остальные статьи из Excel настраиваем по такому же принципу. После этого переформируем его, увидим как он выглядит.
Теперь мы можем сохранить наши настройки нажав на кнопку «запомнить настройки».
Итак, мы можем анализировать движение средств в самой программе 1С.
Теперь давайте создадим систему кошельков. Туда мы сможем откладывать и накапливать средства.
Открываем подсистему «компания» и переходим в «план счетов».
Открывается план счетов управленческого учета. Необходимо настроить его определенным образом. Создадим для начала группу счетов. Нажимаем на кнопку «создать».
Тип счета выбираем «группа счетов». В наименовании можем написать «деньги». В «порядке» указываем, например, 50. Записываем и закрываем.
Мы создали группу счетов «деньги». Теперь перейдем к счету «касса». Кликаем по нему. В настройках кассы меняем порядковый номер на 50.01.
В графе «подчинен счету» мы должны выбрать кошелек из группы счетов «деньги». Записываем и закрываем.
Точно так же переводим счет «банк» в подчинение счета «деньги».
Теперь в папке «деньги» есть информация и о кассе и банке.
Создадим некоторый аналитический счет. Кликаем по папке «деньги» правой кнопкой мыши и нажимаем «создать».
Почему он аналитический? Данный счет не будет отражать фактическое количество денег. Он будет нам помощником.
В настройках указываем следующее: наименование — по вашему желанию, например, деньги в фондах; тип счета — денежные средства; вид — активный; подчинен счету — деньги; порядок — например, 52.
Создадим еще один кошелек по такому же типу. Назовем его «фонды». Тип счета — группа счетов. Порядковый номер — 53.
В кошельке «фонды» создаем все статьи, которые мы делали ранее. В наименовании данных счетов копируем названия статей. В типе счета указываем «денежные средства». В порядковом номере пишем «53.01». Таким образом создаем все счета.
После того как все кошельки созданы, необходимо раскидать остаток средств по ним.
Чтобы распределить остатки средств нужно перейти в «операции», которые расположены в подсистеме «компания».
Открывается создание операции. В колонке «дебет» указываем те кошельки, которые мы создали.
В колонке «кредит» указываем только счет «деньги в фондах». В сумме прописываем остатки по данным кошелькам.
После того как все средства распределены по кошелькам, проводим документ.
Что делать, когда приходит время что-либо оплачивать? Для начала нужно завести платежный календарь.
В настройках «еще больше возможностей» в подсистеме «деньги» включаем платежный календарь и резервирование денег.
Представим ситуацию, что началась новая неделя и нам необходимо заплатить поставщикам. Создаем заявку на расход денег.
Когда у нас создана заявка на расход денежных средств, мы можем воспользоваться платежным календарем. Переходим в него и устанавливаем период, за который мы хотим посмотреть какие платежи мы должны совершить.
Сформировываем отчет и видим, что нам необходимо совершить платеж поставщикам на определенную сумму денег.
Теперь мы должны создать операцию по распределению средств, как мы делали для кошельков. Только теперь в обратную сторону.
В колонке «дебет» выбираем «деньги в фондах», а в «кредит» указываем «оплата поставщикам». И прописываем нужную сумму.
Проводим документ. Когда одобрены все платежи, в оборотно-сальдовой ведомости появится остаток. Этот остаток является одобренным платежом, который мы собираемся делать на этой неделе.
Итак, сегодня вы научились создавать кошельки, распределять деньги по ним и откладывать в резерв. Таким образом, у вас никогда не будут возникать «дыры» в бюджете и вы сможете с точностью до рубля контролировать все движения ваших средств.