Программа подразумевает возможность гибких настроек интерфейса. Все настройки изначально «спрятаны». При выполнении первоначальной настройки для каждой компании вы определяете тот необходимый набор функций, который будет выполняться.
Эти начальные настройки обычно выполняются администратором системы. Однако, пользователи с правами «кадровика» должны знать какие возможности существуют в программе. Это дает понимание, каким образом программа будет использоваться в вашем учреждении.
При первоначальном запуске программы у нас открывается помощник начальной настройки
Помощник позволяет нам выполнить настройки в максимально удобном режиме. Программа задает вопросы, на которые мы отвечаем. Таким образом выполняется настройка интерфейса.
Первый вопрос, который задает программа:
Будет ли система настроена с нуля или данные будут перенесены из прежней программы?
Мы будем работать в программе, в которой данные будут заполняться с нуля. Однако, рассмотрим также и варианты переноса данных из других программ.
Существует 2 варианта переноса: рекомендованный и полный
Вот информация, которая переносится при рекомендованном виде переноса:
Переносятся все справочники, начисления и удержания с регламентированным способом расчета, штатная расстановка на месяц начала эксплуатации, кадровая история сотрудников, данные для расчета среднего заработка, данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса, действующие на момент переноса отпуска и остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.
А вот какая информация не переносится:
Не переносится штатное расписание, начисления и удержания с произвольными формулами, дополнительные реквизиты и сведения, данные управленческого учета, сведения о займах сотрудников, настройки отражения в учете, кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности, фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности.
При полном переносе, переносится все то, что мы уже перечислили, а также:
— Вся кадровая история по актуальным сотрудникам в кадровые документы
— Все взаиморасчеты за период
Возвращаемся к начальной настройке программы. У нас будет настроена работа с нуля
Двигаемся дальше, отвечая на каждый вопрос и выполняя настройки программы
Когда ответы на все вопросы введены, нажимаем на кнопку «завершить ввод начальных данных»
После этого помощник начальной настройки закрывается. А все настройки, которые были выполнены, сохраняются в разделе «настройка»
Они отображаются в следующих вкладках: «расчет зарплаты», «кадровый учет», «удержания», «реквизиты организации»
Переходим во вкладку «кадровый учет»
Что мы здесь видим?
— Настройка «контролируется уникальность табельных номеров»
При назначении табельного номера будет производится проверка его уникальности и программа не позволит принять сотрудников с одинаковым табельным номером.
— Настройка «используется работа по неполной ставке»
При включении этой опции у нас на предприятии будет возможность зарегистрировать графики неполного рабочего времени, а также принять сотрудников на неполную ставку
— Настройка «используются подработки»
Эта опция позволит нам вести учет подработок
— Настройка «Т-6 для отпусков по беременности и родам»
Эта настройка позволит вести учет отпусков по беременности и родам
— Настройка «отображать изменения оплаты труда в личной карточке»
По умолчанию в разделе «личная карточка Т-2» показываются документы только по кадровым переводам. При установке данной настройки, в личной карточке будут также отображаться изменения оплаты труда.
— Настройка «заполнять СТД-Р всеми мероприятиями до 2020 года»
Заполнение формы СТД-Р (выдается на руки сотруднику) будет выполняться с учетом всех зарегистрированных мероприятий до 2020 года.
— Настройка «использовать для мероприятий прием, перевод, увольнение два документа основания»
Позволит вводить вторые документы основания мероприятий трудовой деятельности в формах документов «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также в их списочных версиях.
— Настройка «в полях ввода сотрудников учитывать изменение фамилии»
При выборе сотрудника, вводом в поле ввода фамилии с помощью клавиатуры будет производится поиск сотрудников, ранее изменивших фамилию.
— Настройка «использовать общий период отпуска в документах»
Возможность указывать общий период отпуска и автоматическое заполнение общего периода положенными сотруднику видами отпусков
— Настройка «используется работа с короновирусом»
Если в организации есть сотрудники, которые работают с коронавирусной инфекцией, то необходимо установить данный флажок и определить будет ли то медицинская организация или организация социального обслуживания.
Для штатного расписания у нас есть отдельные настройки:
Изначально мы должны определить, будет ли у нас вестись штатное расписание. Если штатное расписание ведется, то включаются дополнительные опции. Мы пока это не включаем.
Идем дальше:
— Настройка «ведется воинский учет»
Эта настройка позволит нам вести учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету и сотрудников пребывающих в запасе.
— Настройка «ведется учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время»
Не включаем
— Настройка «вести учет специальностей сотрудников»
Также пока оставляем невключенной
«Правила формирования представления элементов справочника сотрудники в отчетах и документах» мы можем выбрать из списка
Далее мы возвращаемся в самое начало настроек кадрового учета. Нажимаем на кнопку «настройки кадрового учета»
Здесь мы можем посмотреть, какие настройки кадрового учета у нас есть
Эти настройки могут быть изменены во время использования программы.
Теперь возвращаемся в общие настройки и нажимаем на вкладку «расчет зарплаты»
Вот, что мы видим:
Здесь есть не только настройки зарплаты, но и дополнительные возможности ведения кадрового учета. Вот какие здесь есть настройки:
— Использовать программу для расчета заработной платы
Данная настройка включена по умолчанию
— Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику работы сотрудника
— Настройка состава начислений и удержаний
Здесь мы можем открыть всплывающую форму и отметить настройки, которые нам необходимы.
«Применение почасовой оплаты» позволяет учитывать рабочее время не только в днях, но и в часах. Галочка «ночные часы» позволит учитывать ночные часы в графиках сотрудников и выполнять оплату ночных часов. Галочка «сверхурочная работа» определяет нам возможность использовать документы по регистрации сверхурочной работы и выполнять начисления. «Переработки при суммированном учете времени» также включают возможность использования документа по переработкам. «Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка» позволят создавать графики с перерывами для кормления.
В разделе «отпуска» мы включаем опции тех отпусков, которые будут использоваться
В разделе «учет отсутствий» мы проставляем все признаки по возможности использования документов по учету отсутствий
Также мы можем определить будут ли учитываться внутрисменные отсутствия для каждого документа
В разделе «материальная помощь» мы можем отметить выплачивается ли сотрудникам материальная помощь и есть ли материальная помощь при предоставлении отпуска
Во вкладке «прочие начисления» определяем будет ли в программе доступен документ работы в выходные и праздничные дни, работа по сдельному заработку, совмещение или временное исполнение обязанностей, доплата до среднего заработка, доплата за дни болезни, натуральные доходы и единовременные выплаты при предоставлении отпуска.
Во вкладке «удержания» нас будут интересовать только удержания по исполнительным документам
Далее мы снова возвращаемся в общие настройки и нажимаем на вкладку «начисления»
Вот, что мы видим:
Давайте разберемся какими начислениями мы будем пользоваться. В списке начислений будут: оплата труда, доплаты и надбавки, премии, стимулирующие выплаты, компенсации, натуральные доходы, отпуска, больничные и командировки.
Давайте перейдем в начисление «оплата по окладу»
Здесь мы видим, что начисления будут выполняться ежемесячно, либо в перечисленных месяцах
Также мы указываем назначение начисления, формулу начисления. На дополнительных закладках мы можем увидеть все остальные настройки этого начисления.
Еще одна важная настройка начислений — «включать в ФОТ»
Плановый ФОТ работника — это аналитический показатель, сумма, которая могла бы быть начислена работнику, если он отработал месяц целиком. Этот показатель позволит нам:
— Проводить различного рода анализы с помощью специализированных аналитических отчетов
— Выплачивать сотрудникам аванс процентом от тарифа
— Использовать для определения назначаемого сотруднику размера доплаты за совмещение должностей, исполнение обязанностей
— Использовать при пересчете тарифной ставки сотрудника совокупную тарифную ставку, в состав которой входят процентные и т.п. показатели
Теперь возвращаемся во вкладку «начисления» и нажимаем на кнопку «настройка НДФЛ, среднего заработка и др.»
В открывшейся вкладке нажимаем на «средний заработок»
Далее переходим к форме «Состав ФОТ»
Здесь мы видим перечень тех начислений, которые будут включаться в фонд оплаты труда и тех начислений, которые не включаются в ФОТ.